Notfallpläne oder Notfallkoffer für Unternehmer gehören hierzulande zu den meist unterschätzen Dingen. Dabei können längere Ausfälle eines Unternehmers den Fortbestand eines Unternehmens gefährden. Deshalb raten wir von ABATUS dazu, rechtzeitig vorzusorgen, um im Falle von Unfällen oder Krankheiten gewappnet zu sein.
Menschen sind weder unsterblich, noch sind sie vor Unfällen oder Erkrankungen sicher. Im Falle von Unternehmern mit einer Belegschaft, kann der Ausfall des Chefs zwangsläufig auch die Situationen der Angestellten beeinträchtigen. Wenn ein Unglück eintritt und ein Unternehmen dadurch führungslos wird und niemand den Laden am Laufen halten kann, wäre das ein Worst-Case-Szenario für alle Beteiligten.
Damit das Unternehmen in einem solchen Fall vor unnötigem Schaden geschützt wird und um sich selbst, die Angehörigen und die Arbeitsplätze der Belegschaft abzusichern, ist ein Notfallplan oder „Notfallkoffer“ absolute Pflicht.
Leider werden solche unerfreulichen Themen und ihre Auswirkungen auch von Unternehmern verdrängt. Wer möchte sich schon gern damit befassen, dass man plötzlich im Betrieb ausfallen könnte oder noch schlimmer – längere Zeit handlungsunfähig zu sein. Zahlreiche Firmeninhaber verschwenden daher keine Gedanken an adäquate Notfallvorsorge. Doch wenn der Inhaber insbesondere in einem kleinen Unternehmen plötzlich ausfällt, kann das für das Unternehmen rasch existenzbedrohlich werden. Selbst so etwas Triviales wie eine fehlende Unterschriftsvollmacht kann sich fatal auswirken.
Unglücke wie schwere Erkrankungen oder Unfälle treten stets unangekündigt ein. Deshalb müssen die Verantwortlichen eines Unternehmens sofort vorsorgen. Ein privater sowie ein betrieblicher Notfallkoffer kann hier Abhilfe schaffen. So ein Notfallkoffer für Unternehmer wird über zielgerichtete Planung zusammengestellt. Darin müssen alle wichtigen Informationen und Regelungen klar nachvollziehbar enthalten und für die Bevollmächtigten verständlich und konkret umsetzbar sein.
Die Vertrauenspersonen werden mit erforderlichen Vollmachten ausgestattet. Dies kann über eine zeitlich befristete Bevollmächtigung oder mittels Erteilung von Prokura erfolgen. In größeren Unternehmen wäre auch die Schaffung eines Beirats. Dieser könnte aus anderen Unternehmern, einem Anwalt und/oder dem Steuerberater bestehen, die im Normalfall beraten und im Notfall einspringen können.
So wird im Notfall die Verantwortung für das Unternehmen an Dritte übertragen. Auch wenn einige Unternehmer damit ein wenig Bauchschmerzen haben, weil sie die Kontrolle über ihr Unternehmen ungern abgeben, ist eine solche Vorkehrung nötig. Andernfalls könnte im Ernstfall das Lebenswerk den Bach herunter gehen. Mit einer vorausschauenden Planung sollten deshalb folgende Fragen beantwortet werden:
- Wer kann sich um Notfall gut um das Unternehmen kümmern?
- Wer nimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben wahr?
- Wer hat Bankvollmachten und darf Personalverträge abschließen?
Auf derartige Fragen sind nur wenige, vor allem kleinere und mittelständische Betriebe, gut vorbereitet.
Dokumente und Informationen zusammenfassen
Einige Dokumente werden im Notfall im Original mit Originalunterschrift benötigt. Deshalb ist eine zweigleisige Strategie sinnvoll: Originale im Notfallkoffer und Kopien elektronisch sicher hinterlegt. Tritt ein Notfall anderorts oder im Ausland ein, können elektronische Dokumente sofort und die Originale per Bote überbracht werden.
Dazu gehören beispielsweise Versicherungspolicen, Informationen zu Passwörtern und PINs (Stichwort: Digitaler Nachlass), der Aufbewahrungsort des Testaments, der Gesellschaftervertrag und die Patientenverfügung sowie weitere nützliche Informationen wie Kontakte der Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner und eventuell eine Vermögensaufstellung. Denn wer die Fahne hochhalten muss, benötigt sämtliche nötigen Informationen. Deshalb sollten alle wichtigen Dokumente und Informationen in einer Mappe und elektronisch gebündelt werden.
Ein Unternehmertestament wäre ebenfalls angeraten. Darin wird geregelt, wie es mit der Familie und dem Betrieb weitergehen soll. Dieses Testament sollte jedoch unbedingt mit dem Gesellschaftsvertrag synchronisiert werden, denn hierzulande geht das Gesellschaftsrecht vor dem Erbrecht. Solche Vorsorgeregelungen benötigen Zeit. Doch die kann sich im Ernstfall lohnen.
Weil das Thema ziemlich anspruchsvoll ist und man sehr viele Dinge falsch machen kann, ist professionelle Unterstützung ratsam. Die Experten der ABATUS VermögensManagement GmbH & Co. KG sind hier eine exzellente Adresse. Mit ihrem Netzwerk mit anderen Fachberatern (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare) sind rechtssichere und individuelle Lösungen garantiert.
Autor:
Markus Engelmann
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